こんにちは！ディレクターのyukirby_です。

ピクシブでは、月に1回のペースでディレクターやエンジニアの勉強会が開催されています。今回は、ピクシブ社で開催されている社外向け勉強会の運営体制についてご紹介します。

勉強会の頻度と運用体制

昨年まで、ピクシブで開催されるディレクターやエンジニアの勉強会は3ヶ月に1回くらいの頻度でした。しかし今年から徐々に開催頻度が増え、ついには1ヶ月に1回という頻度で開催されるようになってきました。

頻度が少なかった昨年までは新卒メンバー中心に都度設営準備をしていましたが、開催頻度も増えてきたため役割に名前をつけて、運用体制を明確化しました。役割は2つあります。1つは、主に社外とのやりとりを担当する『主催者』です。もう1つは、社内で備品や人員・スケジュールの調整を担当する『まとめ役』です。それぞれ1人ずつ別の人をアサインすることにしました。

役割を分けることによってやるべきことが明確化され、タスクが重複するのを避けることができます。また、お互い自分のタスクに集中できるため、準備を円滑に進めることができるようになりました。

勉強会当日までにしていることってなに？

勉強会当日までは、下記の4ステップで準備を進めていきます。

購入品のチェックリストをつくる
スケジュール表（香盤表）をつくる
運営メンバーの人数を確保する
確認ミーティングをする

1．購入品のチェックリストをつくる

まずは当日必要になるドリンク・フード、名札入れなど、当日必要になるものをチェックリストにまとめていきます。チェックリストは、主にGoogle スプレッドシートを使って作成・管理をしています。

2．スケジュール表（香盤表）をつくる

チェックリストと同じスプレッドシートに、別タブでスケジュール表（香盤表）をつくります。1つの勉強会に関する情報は1つのスプレッドシートにまとまっていた方が、管理が楽になります。実際に作成したスケジュール表（香盤表）はこんな感じになっています。

このように、当日のタスクを事前に明確化しておくことで、「最低でも何人運営メンバーが必要なのか」がわかります。

3．運営メンバーの人数を確保する

弊社はコミュニケーションツールとしてSlackを利用しています。そのSlack上に、勉強会運営についてやりとりを行うChannelがあるので、まずはここでお手伝いしてくれる人を募集します。このChannelの呼びかけでも人が足りないときは、勉強会の主催者に相談します。

4．確認ミーティングをする

勉強会の運営メンバーで確認ミーティングを1度だけ行います。スケジュールや備品の確認を行うことで、当日スムーズな運用を行うことができます。ミーティングでは以下の2点を確認します。

スケジュール表（香盤表）を見ながら各自の担当を確認
新たに購入すべき備品の有無と購入担当者を確認

いよいよ勉強会当日！設営準備ではどんなことをしているの？

ピクシブはクリエイターを応援する会社なので、できるかぎりクリエイティブもこだわりたいと考えています。「どうしたらもっと勉強会がよくなるか」「どうしたら来てくれた人が楽しんでくれるか」を考えつつ、自分なりに自由に装飾を施しています。

受付

受付は主に名刺を受け取ったり、名札をお渡しする場所ですが、ここで会社の第一印象が決まると考えています。エレベーターの扉が開いた時に「ピクシブオフィス来たぞ！！！」というわくわく感をもってもらうことが大切だと考えています。

ホワイトボード
机とデスクカバー

トイレの標識

実は、トイレの札は勉強会になるとpixivisionのpちゃん仕様になります！気づいた時「あ！かわいい！」って思ってもらえると嬉しいなと、サプライズ感覚で毎回セットしています。

また、トイレの位置が少しオフィス出入り口からだと分かりにくく、何人か迷っている方を見かけたことがあるので、オフィスの出入り口付近に案内ボードも設置するようにもなりました。

ゴミ箱

弊社のゴミ箱だけでは少し容量が足りないので、ホワイトボードにゴミ袋を養生テープではりつけて、ゴミ箱代わりに使っています。ゴミがいっぱいになったときは、すぐに養生テープで差し替えればいいのでとっても便利です！また、ゴミ袋の上に貼ってある分別標識もオリジナルで制作したものを貼ってあります。あらかじめ作っておけば毎回ホワイトボードに案内を描かなくてもいいのでラクに設置できます！

FREE Wi-Fi 共有画像

Wi-FiのSSID・パスワードとハッシュタグの表示は勉強会で必要になるので、つかいまわせるようにデザインを制作しました。ハッシュタグだけ書きかえれば使い続けられるのでおすすめです！

グラフィックレコード

勉強会のプレゼン中、発言を可視化し、保存する試みとして「グラフィックレコーディング」を最近はじめました！

リアルタイムに発表内容を絵や図などのグラフィックにして記録したものを、グラフィックレコードといいます。このグラフィックレコードを懇親会会場においておくことで、懇親会で話のネタになってコミュニケーションが促進されれば良いなと思います。まだまだお試し段階ですが、これからもっとたくさん描いていきたいです。直近ではディレクターの勉強会で描いたグラフィックレコードがこちらに清書でまとまっているので、是非チェックしてみてくださいね！

▼実際に発表を聴きながらグラフィックレコードを描いている様子です

勉強会運営にこだわる理由

1．体験を多角的に考えるキッカケにつながるから

私は「投稿者がたのしく絵を描ける世界をつくること」をミッションとして掲げているpixiv投稿体験チームでディレクターをしています。常に、業務中に考えていることは、「投稿する人がpixivを気持ちよく使ってもらうためにはどうしたらいいか」です。

勉強会の運営をしていると「初めてオフィスにきたとき、トイレがどの位置にあるのかわかりづらそう」とか「懇親会のごはんに一口の量が多いものがあると食べながら話すのが難しいかな？」などいろんなことに気がつきます。

こうした気付きは「pixivに当てはめるとどうなるか？」と、いつもと違う切り口でサービスを考えるきっかけになります。

1つの機能やサービスに対して、いろんな人やさまざまな使い方のパターンを具体的に考えて丁寧に創りだすことがユーザー体験の向上につながるのではないかと気づき、サービスを通して挑戦している最中です。

2．常に効率化を考えながら、「カッコイイピクシブ」を実現させたい

私は社会人になってまだ2年目ですが、社会人って本当にいろんな予定が入ってくるなあと実感しています。

きっといろんな選択肢・予定がある中で調整してピクシブの勉強会に足を運んで来ていただいたんだなと思うと、いつも感謝の気持ちで一杯になります。もちろん、勉強会の発表自体がメインなのでそちらも大切です。ですが、＋αとしての細かい気遣いやちょっとした工夫から「とてもいい勉強会だったな」「ピクシブっておもしろい会社だったな！」と思ってくれる人が1人でも増えてくれれば嬉しいと考えているからです。

いかがでしたでしょうか？みなさんが自社で勉強会を行う時の参考になれば幸いです！